Προετοιμασία ελέγχου
Επισκόπηση εσωτερικού ελέγχου
Τα εσωτερικά audits είναι αποτελεσματικά όταν δεν αντιμετωπίζονται ως υποχρεωτικό ραντεβού, αλλά ως στοχευμένη αποτύπωση της κατάστασης. Βοηθούν να ελεγχθεί η εφαρμοζόμενη πραγματικότητα έναντι απαιτήσεων, διαδικασιών και εσωτερικών κανόνων και να εξαχθούν από αυτό συγκεκριμένες βελτιώσεις.
Τι πρέπει να προσφέρει ένα καλό εσωτερικό audit
Ένα audit πρέπει να δημιουργεί διαφάνεια, χωρίς να μπλοκάρει την επιχείρηση με έναν θεωρητικό κατάλογο ερωτήσεων. Γι’ αυτό δομούμε τα audits έτσι ώστε να καθιστούν ορατή την πραγματική ροή διαδικασιών, ρόλων και τεκμηρίων.
- Πρόγραμμα audit με θεματικές, περιοχές και χρονικά παράθυρα
- Οδηγοί ερωτήσεων για συνεντεύξεις και δειγματοληψίες
- καθαρός διαχωρισμός μεταξύ αποκλίσεων, παρατηρήσεων και υποδείξεων
- Κατάλογος μέτρων με υπευθυνότητες και προθεσμίες
- Παρακολούθηση έως την αποτελεσματική υλοποίηση
Από την προετοιμασία έως την παρακολούθηση
Σχέδιο audit και πεδίο εφαρμογής
Πριν από το audit πρέπει να είναι σαφές ποια διαδικασίες, τοποθεσίες, ρόλοι και τεκμήρια βρίσκονται στο επίκεντρο. Ένα σαφές πεδίο εφαρμογής εξοικονομεί χρόνο και αποτρέπει ασαφή ευρήματα.
Συνεντεύξεις και δειγματοληψίες
Προετοιμάζουμε τις γραμμές ερωτήσεων έτσι ώστε να γίνεται ορατή η πραγματική ροή: ποιος αποφασίζει, ποιος ελέγχει, πού βρίσκονται τα πρότυπα, πώς τεκμηριώνεται και πώς αντιμετωπίζονται οι αποκλίσεις;
Καθαρή διατύπωση των ευρημάτων
Μόνο τα καθαρά διατυπωμένα ευρήματα οδηγούν αργότερα σε αποτελεσματικά μέτρα. Γι’ αυτό διαχωρίζουμε με σαφήνεια την παρατήρηση, την αξιολόγηση και τη σύσταση ενεργειών.
Αγκύρωση των επόμενων μέτρων
Το audit δεν τελειώνει με το πρακτικό. Καθοριστικό είναι να προγραμματιστούν χρονικά τα μέτρα, να αποσαφηνιστούν οι υπευθυνότητες και να αξιολογηθεί εκ νέου η πρόοδος αργότερα.
Τυπικές περιπτώσεις εφαρμογής
Τα εσωτερικά audits είναι ιδιαίτερα κατάλληλα για την προετοιμασία για audits ISO-9001, για τον έλεγχο εφαρμοζόμενων διαδικασιών προστασίας δεδομένων ή για τη συστηματική εξέταση διαδικασιών website και online με οργανωτική συνάφεια.