Undirbúningur fyrir úttekt
Yfirlit yfir innra úttekt
Innri úttektir eru árangursríkar þegar þær eru ekki meðhöndlaðar sem skyldutími á dagatalinu, heldur sem markviss stöðumat. Þær hjálpa til við að sannreyna raunverulegt ástand gagnvart kröfum, ferlum og eigin reglum og draga af því afmarkaðar umbætur.
Hvað góð innri úttekt á að skila
Úttekt á að skapa gagnsæi án þess að lama fyrirtækið með fræðilegum spurningalista. Þess vegna byggjum við úttektir upp þannig að þær geri raunverulegt flæði ferla, hlutverka og sönnunargagna sýnilegt.
- Úttektaráætlun með viðfangsefnum, sviðum og tímarömmum
- Spurningarammi fyrir viðtöl og úrtaksprófanir
- skýr aðgreining á milli frávika, athugana og ábendinga
- Aðgerðalisti með ábyrgð og frestum
- Eftirfylgni þar til úrbætur hafa verið innleiddar með raunverulegum árangri
Frá undirbúningi til eftirfylgni
Úttektaráætlun og gildissvið
Fyrir úttekt þarf að liggja skýrt fyrir hvaða ferlar, staðsetningar, hlutverk og sönnunargögn eru í forgrunni. Skýrt gildissvið sparar tíma og kemur í veg fyrir óljósar niðurstöður.
Viðtöl og úrtaksprófanir
Við undirbúum spurningaþræði þannig að raunverulegt ferli verði sýnilegt: Hver tekur ákvörðun, hver sannreynir, hvar eru sniðmát, hvernig er skjalfest og hvernig er brugðist við frávikum?
Orða niðurstöður með skýrum hætti
Aðeins skýrt orðaðar niðurstöður leiða síðar til árangursríkra aðgerða. Þess vegna aðgreinum við athugun, mat og aðgerðatillögu skýrt hvert frá öðru.
Festa eftirfylgniaðgerðir í sessi
Úttekt lýkur ekki með fundargerðinni. Það sem skiptir máli er að aðgerðir séu tímasettar, ábyrgð skilgreind og að framvindan sé metin aftur síðar.
Dæmigerð notkunartilvik
Innri úttektir henta sérstaklega til undirbúnings fyrir ISO-9001-úttektir, til að sannreyna framkvæmd persónuverndarferla í reynd eða til kerfisbundinnar yfirferðar á vef- og netferlum með skipulagslegu samhengi.