Priprava na revizijo
Pregled interne revizije
Notranje presoje so učinkovite takrat, ko jih ne obravnavamo kot obvezni termin, temveč kot ciljno določitev izhodiščnega stanja. Pomagajo preveriti dejansko izvajano stanje glede na zahteve, procese in lastna pravila ter iz tega izpeljati konkretne izboljšave.
Kaj mora zagotoviti dobra notranja presoja
Presoja mora ustvariti transparentnost, ne da bi podjetje blokirala s teoretičnim seznamom vprašanj. Zato presoje strukturiramo tako, da naredijo vidne dejanski potek procesov, vloge in dokazila.
- program presoje s temami, področji in časovnimi okni
- smernice vprašanj za intervjuje in vzorčenja
- jasna ločitev med neskladnostmi, opažanji in namigi
- seznam ukrepov z odgovornostmi in roki
- sledenje do učinkovite izvedbe
Od priprave do sledenja
Načrt presoje in področje veljavnosti
Pred presojo mora biti jasno, kateri procesi, lokacije, vloge in dokazila so v fokusu. Jasno opredeljeno področje veljavnosti prihrani čas in prepreči nejasne ugotovitve.
Intervjuji in vzorčenja
Linije vprašanj pripravimo tako, da postane viden realni potek: kdo odloča, kdo preverja, kje so predloge, kako se dokumentira in kako se obravnavajo odstopanja?
Ugotovitve natančno formulirati
Le natančno formulirane ugotovitve kasneje vodijo do učinkovitih ukrepov. Zato jasno ločimo opažanje, oceno in priporočilo za ukrepanje.
Nadaljnje ukrepe zasidrati
Presoja se ne konča z zapisnikom. Odločilno je, da so ukrepi časovno opredeljeni, odgovornosti razjasnjene in da se napredek kasneje ponovno oceni.
Tipični primeri uporabe
Notranje presoje so posebej primerne za pripravo na presoje ISO-9001, za preverjanje dejansko izvajnih procesov varstva podatkov ali za sistematično obravnavo spletnih strani in spletnih procesov z organizacijskim vidikom.