Πολλοί οργανισμοί, πριν από έναν έλεγχο (audit), συγκεντρώνουν όλο και περισσότερα έγγραφα, χωρίς να γίνονται πραγματικά σαφέστερες οι διαδικασίες, οι αρμοδιότητες και τα τεκμήρια. Πιο ουσιαστική είναι μια λιτή δομή με λίγα, αλλά αποτελεσματικά έγγραφα και σαφώς ορισμένα σημεία ανασκόπησης.
Ένα καλό σύστημα QM υποστηρίζει τις ομάδες στη λειτουργία και δεν είναι φτιαγμένο μόνο για την ημερα του ελέγχου. Ακριβώς σε αυτό θα πρέπει να προσανατολίζεται και η προετοιμασία.