Margar stofnanir safna fyrirfram í aðdraganda úttektar sífellt fleiri skjölum, án þess að ferlar, ábyrgðir og sönnunargögn verði í raun skýrari. Skynsamlegra er grönn uppbygging með fáum, en áhrifaríkum skjölum og skýrt skilgreindum rýnipunktum.
Gott QM-kerfi styður teymunum í rekstri og er ekki eingöngu byggt fyrir úttektardaginn. Undirbúningurinn ætti að miða við það.