Muitas organizações acumulam, antes de uma auditoria, cada vez mais documentos, sem que processos, responsabilidades e evidências se tornem realmente mais claros. Mais adequado é uma estrutura enxuta, com poucos documentos, mas eficazes, e pontos de revisão bem definidos.
Um bom sistema de gestão da qualidade ajuda as equipas na operação diária e não é construído apenas para a data da auditoria. É exatamente por isso que a preparação deve orientar-se.