Multe organizații colectează, înaintea unui audit, tot mai multe documente, fără ca procesele, responsabilitățile și dovezile să devină cu adevărat mai clare. Mai utilă este o structură suplă, cu puține documente, dar eficiente, și puncte de review clar definite.
Un sistem QM bun sprijină echipele în operare și nu este construit doar pentru momentul auditului. Pregătirea ar trebui să se orienteze exact după acest principiu.